El mercado de las soluciones informáticas en esta materia evoluciona constantemente. Además, este tipo de software requiere una continua adaptación a nuevos formatos en sus fuentes de información. Por todo ello, creemos prudente recomendar la adopción de paquetes comerciales respaldados por empresas sólidas y conocidas, que puedan garantizar la evolución de sus paquetes de forma paralela, al menos, al resto del mercado. Incluimos en esta categoría las soluciones de software libre, que comercializan servicios de implantación y soporte a las mismas.

Estimamos que el la adopción o el desarrollo de soluciones programadas a medida supondría para las empresas que por ello optaran un riesgo cierto de incurrir en obsolescencias funcionales tempranas y altos costes de mantenimiento.

La implantación de una solución de Gestión del Conocimiento, en especial por su potencial complejidad en relación a las fuentes de información que capturar, requiere un análisis previo que es conveniente descansar en profesionales convenientemente cualificados. Es por ello que se recomienda acudir a las diversas empresas del sector TIC especializadas en búsqueda de recomendaciones y ofertas alternativas para nuestro caso concreto, frente a la opción de adquirir e implantar soluciones software por medios propios o contratar soluciones cloud prediseñadas de forma genérica, sin un análisis especializado previo.

Uniendo los dos puntos anteriores, se recomienda la implantación de soluciones comerciales sólidas que cuenten con especialistas acreditados.

Dependiendo de la base tecnológica de cada empresa observamos que, si el modelo de software libre encaja con la misma, puede resultar interesante para las empresas localizadas en Aragón evaluar la alternativa de uso ofrecida por Alfresco, tanto por su ya reconocida trayectoria como por la presencia de diversos proveedores de servicios especializados en la región.

Atendiendo al tamaño de la empresa, las soluciones cloud, entregadas en modelos SaaS, software como servicio, pueden ser especialmente interesantes para las pymes y micropymes (sin excluir a las grandes), dada la buena relación coste/servicio que presentan. Cuentan además con la muy importante ventaja de descargar todas las tareas de instalación, mantenimiento, seguridad y soporte de los sistemas y el software a empresas externas especializadas, lo que vuelve a ser crítico para las empresas más pequeñas. Sin embargo, hay que alertar sobre un riesgo a tener presente: información muy crítica para nuestra compañía estará alojada en servidores externos. Debemos asegurar unos SLAs (acuerdos de provisión de servicios) adecuados, así como planificar la recuperación de toda la información, en caso de cesación del servicio cloud inicialmente contratado, de forma que podamos reutilizarla con un nuevo sistema o proveedor.

Las empresas que basen sus sistemas en programas de Microsoft, algo muy común entre  nuestras pymes, podrían beneficiarse de una rápida integración de una solución cloud como la ofrecida por SharePoint.

Respecto a la adquisición de sistemas de digitalización de la información, se recomienda tener presente su compatibilidad con el estándar establecido por la Agencia Tributaria para la Digitalización Certificada de facturas, ya que su utilización permitirá certificar la relación de identidad entre el original en papel y la copia digitalizada, siempre que no se requiera verificación de firma manuscrita.

La formación es un aspecto es fundamental a la hora de abordar un proyecto de este tipo, por lo que se recomienda planificarla y estructurarla adecuadamente a los distintos niveles y perfiles profesionales a formar, desde los más técnicos y especializados hasta la formación de usuario final.

A la hora de abordar una estrategia de gestión del conocimiento identificamos una serie de factores críticos a tener en cuenta: debe ser capaz de aprovechar y facilitar los procesos de aprendizaje, reflejar de forma eficiente mapas de relaciones, optimizar el uso de soluciones provistas por las TIC, maximizar resultados, captando información de múltiples fuentes, tanto externas como internas a la organización, implicando y relacionando personas y equipos.

Las empresas del sector servicios, y en especial las que interactúan intensamente con información disponible en internet, son las que encontraran en el mercado soluciones mejor adaptadas a sus necesidades e intereses, lo que puede facilitar la implantación de las mismas.

Dicho esto, encontramos que las soluciones de gestión del conocimiento son aplicables a todos los sectores y muchos ámbitos, entre los que destacamos especialmente:

• La documentación típicamente controlada por los sistemas de calidad de las empresas, en especial la relacionada con la gestión de proyectos y desarrollo de producto
• La documentación generada por las relaciones comerciales con clientes y proveedores
• La información obtenida de internet en referencia a nuestra compañía
• Documentación e información sobre nuestro mercado y competidores, en especial aquella adquirida a través de internet

Sin duda, una correcta implantación en nuestros procesos críticos de acciones de validación por medio de firma electrónica resultará en un ahorro de tiempo importante y una provechosa flexibilización de estas acciones.

Observamos que, ante el relativamente mayor coste del uso de certificados validados por entidades reconocidas, algunas empresas optan por el uso de certificados autogenerados.

Nosotros creemos que es recomendable evolucionar los sistemas electrónicos hacia la utilización de la Firma Electrónica Avanzada Reconocida porque:

• La identidad de la persona es validada por el PSC/CA (Prestador de servicios de certificación o Certificador Autorizado) en cada momento para la autenticación o firma.
• No existen secretos compartidos. La clave privada es propiedad sólo del usuario.
• El mecanismo criptográfico en el que se basa la firma electrónica garantiza que sólo el propietario de la clave privada asociada con el certificado puede haber realizado la operación. No hay repudio.
• Existe respaldo legal por la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.

Uno de los vectores de desarrollo de nuevas soluciones se dirige hacia la creación de plataformas de servicios de firma avanzada en la nube proporcionando diferentes soluciones para su utilización por las aplicaciones de negocio, Arquitectura SOA y API’s. Nos parece una opción muy interesante, especialmente para las PYMEs.

En este sendido, queremos destacar las soluciones de Camerfirma, como plataforma líder en estos servicios en España.

Para las empresas o entidades con mayores requisitos tecnológicos, los paquetes ofrecidos por TB Solutions pueden resultar una opción de interés.

El uso de la firma digital puede agilizar muchos de esos procesos, acortando los plazos de ejecución y flexibilizándolos de forma ventajosa.

La lista de procesos empresariales susceptibles de beneficiarse especialmente de los procesos de firma digital es larga y crece continuamente. Reflejamos aquí los que hemos considerado principales en estos momentos, marcando en negrita los que entendemos de uso más maduro o extendido actualmente.

General IT

• Single Sign On
• Correo electrónico
• Firma de Documentos
• Identificación usuario
• Seguridad

Contabilidad

• Plantillas de Registro
• Reportes Financieros
• Pago impuestos
• Transacciones electrónicas
• Facturación electrónica

Comercial y marketing

• Validación Presupuestos
• Pricing
• Ordenes de pedido
• E-commerce
• Acuerdos con Partners de negocios
• Gestión de campañas y prospectos

Compras

• Órdenes de compra
• Gestión proveedores

Distribución y Logística

• Datos maestros de los artículos
• Trazabilidad
• Gestión de pedidos
• Lotes y albaranes
• Control de Inventarios

Recursos humanos

• Contratación electrónica
• Transacciones  electrónicas con administración pública
• Formación e-learning
• Control de presencia / acceso / actividad

De entre las diversas acepciones que la RAE asigna al término ‘conocimiento’, nos referiremos en este artículo al entendimiento o inteligencia extraído de la información al alcance de las organizaciones.

Distinguimos así una escala que podría tener su primer escalón en el ‘dato’. Los datos, una vez almacenados y tratados se pueden entender como ‘información’, que correctamente seleccionada y relacionada ayuda a construir ‘conocimiento’, el elemento que resulta realmente crítico a las organizaciones.

Los sistemas de información han evolucionado a lo largo de estas últimas décadas cubriendo estas diversas etapas: desde las primeras fases, dedicadas a la captación y almacenamiento básico de datos, pasando por la provisión de información seleccionada y pertinente, sistemas de ‘Business Intelligence’, para llegar a la promoción del conocimiento compartido, abordada desde las soluciones de ‘Gestión del Conocimiento’.

Cuando hacemos referencia a la ‘Gestión del Conocimiento’, de entre sus numerosas acepciones nos referimos aquí a la que la entiende como

…la función que planifica, coordina y controla los flujos de conocimiento que se producen en la empresa en relación con sus actividades y su entorno con el fin de crear unas competencias esenciales (Bueno, 1999)

Tendencias en sistemas de Gestión del Conocimiento

La tendencia de este mercado presenta una alta volatilidad marcada por nuevas adquisiciones, alianzas, desarrollo de soluciones y aparición de modelos alternativos.

Un análisis destacado de este mercado son los estudios de Forrester Research. En concreto en el último estudio publicado en el 2011, The Forrester Wave™: Enterprise Content Management, Q4 2011.

En él, Forrester Research indica que EMC, IBM, OpenText y Oracle mantienen el liderazgo del mercado debido a sus habilidades para integrar las tecnologías centradas en la gestión del conocimiento. Microsoft desafía a estos líderes con capacidades mejoradas en sus productos para los negocios y una comunicación muy persuasiva. Hyland Software, otro importante desarrollador de software en este mercado, fortalece su posición mediante la mejora de sus líneas de negocio y las capacidades para complementar su enfoque tradicional de imagen y archivo. Mientras que HP y Xerox tienen éxito dirigidos a negocios de contenido fundacional, la empresa Perceptive Software se centra en contenido transaccional. Otro competidor Allen Systems Group (ASG) ha encontrado el éxito concentrándose también en contenido transaccional.

Por último, e importante para nuestro caso dada su relativamente amplia implantación en Aragón, continúa fortaleciéndose la posición de Alfresco con su Open Source Software.

Otro análisis destacado es el Magic Quadrant for Enterprise Content Management de Gartner.

Esta compañía observa un alto crecimiento en la demanda de soluciones de gestión del conocimiento vs otras áreas estratégicas, también con alto componente tecnológico, sometidas a una presión presupuestaria restrictiva en sus programas de actuación.

Soluciones en nuestro mercado

Actualmente las soluciones más extendidas en cuanto a su uso entre nuestros asociados son Alfresco, ECM Docummentum, IBM y Share Point. A fecha de hoy, presentan las siguientes características:

Alfresco es el sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) de código abierto líder del mercado. Ofrece dos distribuciones diferentes, Alfresco Community Edition, basada en software libre, con licencia LGPL, y Alfresco Enterprise Edition, que añade soporte comercial y propietario.

Entre sus principales funcionalidades y características podemos destacar:

• Gestión de documentos
• Gestión de contenido web (incluyendo aplicaciones web y virtualización de sesiones)
• Versionado a nivel de repositorio
• Superposición transparente
• Gestión de registros
• Gestión de imágenes
• Publicación integrada
• Servidores descentralizados
• Soporte multiplataforma (oficialmente Windows, GNU/Linux y Solaris)
• Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet
• Integración de escritorio con Microsoft Office y OpenOffice.Org
• Soporte de clustering (despliegue en varios servidores)

La solución de código abierto de Alfresco se ofrece al mercado sobre los ejes de:

• Bajo coste: suscripción anual de código abierto.
• Simplicidad: despliegue rápido, agilización del desarrollo de la aplicación a través de componentes preintegrados y scripts ligeros.
• TCO inferiores gracias a la reutilización del hardware, el software y las capacidades existentes. La compatibilidad con código abierto y normas abiertas supone no depender de plataformas o formatos de archivo propietarios.

Aragón cuenta con diversas empresas TIC con capacidad de dar soporte a las instalaciones Alfresco, entre las que se cuentan IaSoft, InyCom e Iritec.

EMC es una compañía americana especializada en el software y hardware dedicados a la administración y almacenamiento de información.

La familia de productos EMC Documentum proporciona diferentes aplicaciones para administrar los contenidos de una empresa:

• My Documentum for Desktop: Proporciona acceso sencillo desde el escritorio a documentos de EMC Documentum.
• My Documentum for Microsoft Outlook: Acceso a información centralizada y a la administración de servicios de contenidos desde Microsoft Outlook.
• My Documentum for Microsoft SharePoint: Gestión de accesos a contenidos de Documentum y servicios avanzados de EMC desde Microsoft SharePoint.
• My Documentum for Offline: Accede en modo offline a diferentes archivos y contenidos de manera sencilla y sincronizada.

Los Servicios de Contenidos Empresariales presentados por IBM, ECM, distribuyen sus productos según las siguientes categorías:

• Análisis de contenido, que incluye análisis de contenido y el Módulo de Clasificación.
• Manejo de Casos, que incluye encargado del caso.
• Document Imaging y captura, que incluye la producción de imágenes Edition, Datacap, FileNet y Content Manager.
• Information Lifecycle Governance, que incluye la recolección y archivo de contenidos, descubrimiento electrónico, gestión de registros y la retención y eliminación y la gestión de gobierno.
• De gestión de contenidos sociales, que incluye FileNet colaboración y edición de Content Manager colaboración.

SharePoint 2010 de Microsoft es una plataforma de colaboración empresarial que utiliza la interfaz de Office y se integra muy bien con los documentos generados en ese entorno.

Sharepoint se puede implementar tanto en forma local como desde servicios cloud.

Sharepoint 2010 se distribuye en tres ediciones diferentes: Foundation, Standard y Enterprise.

Foundation aporta el núcleo básico de servicios sobre el que se sostienen las otras dos versiones.

Las tres soluciones citadas, las de Alfresco, EMC y Microsoft, disponen de una buena red de especialistas en Aragón capaces de dar soporte adecuado a la instalación y mantenimiento de las mismas.

Nosotros hemos realizado una revisión de las soluciones ofertadas por el mercado y dirigidas hacia el ámbito empresarial, que podemos resumir en este cuadro comparativo:

Además de las anteriores, nos parecen especialmente destacadas tres opciones, las presentadas por Camerfirma, TB Solutions y Via Firma.

AC Camerfirma, S.A. fue creada en el año 1999, como un proyecto de las Cámaras de Comercio con el objetivo de dotar de seguridad a las comunicaciones y operaciones telemáticas realizadas en el ámbito empresarial. Actualmente la compañía está participada por el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, por más de 85 Cámaras de Comercio españolas y por el grupo Banesto. Además, forma parte de CHAMBERSIGN, entidad supranacional de ámbito europeo, que otorga reconocimiento internacional a sus certificados.

AC Camerfirma se establece como prestador de servicios de certificación digital al amparo de la LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, es decir  como tercero de confianza en las transacciones electrónicas, distribuyendo certificados de identidad que permiten a las empresas identificarse en la red y firmar electrónicamente documentos con total seguridad técnica y jurídica.

Como prestador de servicios de certificación digital a empresas, organismos y administración pública, AC Camerfirma ofrece un amplio catálogo de certificados, de pertenencia, de persona jurídica, de representante, de apoderamiento, de facturación electrónica, de servidor seguro, de sello de empresa y de cifrado, entre otros.

Su catálogo de servicios incluye Camerfactura, Sellado de Tiempo, Publicación Certificada y SMS Certificiado, entre otros.

Numerosas empresas de IDiA, y la propia asociación, utilizan los excelentes servicios de certificación de Camerfirma.

La ASF Suite de TB Solutions es una plataforma de servicios de firma y certificados electrónicos que incluye productos como ASF Firma, ASF Portafirmas, ASF Archivo Confidencial, ASF Factura Electrónica y ASF Movilidad.

IDiA desarrolló hace pocos años un proyecto sobre facturación electrónica, seleccionando a TB Solutions y su plataforma ASF como proveedor tecnológico, por lo que contamos con una experiencia directa y positiva en relación a este paquete de soluciones.

La Suite Viafirma es un conjunto de soluciones realizadas en un modelo open source. Viafirma apuesta por “la Firma Universal” como solución de firma electrónica avanzada más sencilla, neutral e innovadora del mercado.

Entre las distintas soluciones de Viafirma tenemos Platform, Mobile, Inbox, Manager, Virtual Office, Booking, eInvoice y Avalando.

La firma electrónica, también conocida como firma digital, utiliza un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico. Con ella se garantiza que el mensaje no ha sido alterado y fue creado por el autor que así lo declara.

Distinguimos diferentes tipos de Firma electrónica atendiendo a lo que indica la legislación actual, Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, que establece los siguientes conceptos:

• Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
  Utiliza una clave simétrica, lo cual significa que, habiendo dos partes, interesa-das en el contenido de una comunicación o transacción electrónica, la clave a usar para decodificar o desencriptar el mensaje, será sólo una, que ambas par-tes poseerán. Pero este sistema tiene algunos problemas, ¿cómo sabemos que los datos enviados hayan sido creados por la persona que lo firma o que verdaderamente lo ha firmado él y no una tercera persona haciéndose pasar por él?
• Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha si-do creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo con-trol.
• Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Esta última, la firma electrónica reconocida, es a la que nuestro ordenamiento atribuye plena eficacia jurídica y valor probatorio en juicio. Permite la identificación del emisor del mensaje ya que está vinculada de manera única al que firma el documento y a los datos que incorpora debido a que es el signatario quien únicamente posee el control exclusivo de estas claves. Además permite saber si estos datos han sido modificados posteriormente o en su transcurso. Se basa en la llamada infraestructura de clave pública (KPI) o de sistema asimétrico de claves, una pública, y otra privada, pudiendo darse a conocer a los demás la primera, y debiéndose guardar por el interesado la segunda, sin revelarla a los demás.

En España, para autentificar legalmente una firma electrónica se debe obtener un certificado digital validado por una Autoridad de Certificación (AC) reconocida por el Ministerio de Justicia.

Una característica importante de los certificados digitales que incorporan la llamada firma electrónica avanzada es el “no repudio”, que garantiza al titular del certificado que nadie más que él puede generar una firma vinculada a su certificado y le imposibilita a negar su titularidad en los mensajes que haya firmado.

El consejero acudió acompañado de Jesús Sánchez, Viceconsejero de Ciencia, Tecnología y Universidad, Miguel Ángel Pérez Costero, Director General para el Desarrollo de la Sociedad de la Información, y Maite Gálvez, Directora Gerente de AraID.

Fueron recibidos por Antonio Cobo, Director General de General Motors, y parte de su equipo

del que nos gustaría destacar algunas palabras

Hoy más que nunca, en el contexto económico actual, la capacidad de una empresa para competir marca la diferencia entre crecer o desaparecer. La diferenciación competitiva se refiere en buena parte al tejido económico e industrial que rodea una factoría, que permite colaborar en la innovación, en el entendimiento y apoyo de las instituciones públicas a las necesidades de dicha innovación y a la existencia de investigadores y centros tecnológicos capaces de canalizar las necesidades e ideas. IDiA ha demostrado ser un canal bien focalizado hacia esos objetivos.

Nos reunimos con todos ellos la junta directiva de IDiA, así como algunos líderes de nuestros grupos de trabajo.

Tuvimos ocasión de exponer al Consejero y su equipo los principales proyectos ahora en marcha, así como nuestra visión sobre cómo la innovación colaborativa ayudará a la empresa aragonesa a mejor abordar las necesidades de crecimiento y competitividad ahora -y siempre- de actualidad.

Os dejamos aquí la nota de prensa publicada.

Todo esto había sido posible gracias al invento de unas TARJETIAS que cada uno llevaba encima y que mostraban la cantidad de dinero que cada uno tenía. El sistema era sencillo: la gente al llegar a la ciudad se encontraba con una gran calle donde a los dos costados estaban los BANCOS, en ellos la gente depositaba el dinero y recibía a cambio una TARJETIA donde se mostraba la cantidad de dinero de que disponía (a esto se le llamaba DISPONIBLE). Cuando se realizaba una compra o venta, la cantidad de dinero DISPONIBLE era modificada por el comerciante, que tenía unos lápices que sólo servían para la tarjeta correspondiente; cada banco disponía de su LAPIZ y además tenía el mismo COLOR que la tarjeta.

Todos estaban felices, había 3 bancos y tres colores ROJO, AZUL y VERDE.
El pueblo comenzó a ver posibilidades a aquel invento y las ORGANIZACIONES quisieron imitar a los BANCOS, primero fueron los CLUBS de CULTURA. A los aficionados a la cultura les dieron una tarjeta BLANCA, donde reflejaba la cantidad de dinero que cada uno de ellos tenía para actos culturales. Cada vez que un ciudadano iba a un espectáculo mostraba su tarjeta y modificaban su DISPONIBLE. Todos veían ventajas: disponían del dinero y tenían unos socios fieles. Todo era alegría y oneroso, así que ¿por qué no poner tarjetas para Médicos, para Gimnasios, deportes (una por deporte claro está) y claro, el AYUNTAMIENTO (la casa de todos los ciudadanos) también?

Comenzó a haber tarjetas para todo: policías, ejército, médicos, gladiadores, ebanistas, alfareros. Cada gremio tenía su tarjeta y además la tarjeta de ciudadano de TARJETIA.

Tantas TARJETIAS tenían los ciudadanos y tantos LAPICES los comerciantes  que en ocasiones el mostrador donde antes se mostraban los productos estaba repleto de lápices. Además ya era difícil distinguir las tarjetas, puesto que ya no existían los colores básicos: ahora existía ROJO FUERTE para la LUCHA, ROJO NO TAN FUERTE para las cuadrigas, ROJO suave para las batallas navales, entre otros.

Con los lápices pasaba igual y, claro está, con tantos colores y tan parecidos vinieron los errores. La gente estaba tan harta que comenzó a pedir una solución: “NO PODEMOS tener tantas tarjetas ¿Por qué no tenemos una tarjeta que sirva para todos?” pedían a sus GOBERNANTES los ciudadanos.

TARJETIA era un pueblo honesto e inteligente, sus GOBERNANTES decidieron pensar en una solución; podría ser una tarjeta única en la que se mostrase el DISPONIBLE y después por cada transacción que se realizase (compra, ir a ver un espectáculo, etc.) se anotase ésta indicando la cantidad y dónde se había gastado; existiría un PUNTO CENTRAL que serviría de comunicador de las transacciones realizadas y ejecutaría los movimientos de dinero entre todos.

La idea era sencilla: el ciudadano mostraba la tarjeta con su DISPONIBLE, el comerciante colocaba la tarjeta sobre un dispositivo que permitía anotar la transacción (NOTA) en una copia y anotar el nuevo disponible en la tarjeta. Al ciudadano le daban una copia y el comerciante se quedaba con el original de la transacción realizada. Al final del día las NOTAS se llevaban al PUNTO CENTRAL, donde se cumplimentaban y cerraban.

A éste documento le quisieron llamar ‘TUT’ (Tarjeta Única de Tarjetia). Alguien dijo que podía servir para poder identificarte como ciudadano. También serviría para ir al médico, además de los ya mencionados servicios de bancos, espectáculos, etc. El nombre de TUT no podía ser, pues identificaba a un ciudadano y los servicios que podía disponer, por lo que deberían buscar un nuevo nombre.

El nombre llevó mucho tiempo, hasta que a alguien se le ocurrió ‘DNI’: Documento Nuevo de Interrelación. El nombre gustó a todos, pues identificaba al ciudadano y los servicios de los que podía disponer. Además servía para que los comercios, bancos y negocios se INTERRELACCIONASEN entre sí.

Es fácil que la gente este feliz si con la sencillez logramos ventajas.

Pues bien, en Aragón tenemos la grandiosa suerte de ser una de las dos ciudades que poseen este tipo de máquinas, la otra está en Corea. Los miembros de IDiA tuvimos la suerte de poder verlos en persona durante una visita que realizamos ayer al INA – Instituto de Nanociencia de Aragón.

En este mundo de escala nanoescópica: los materiales se comportan de forma diferente a lo que conocemos hasta ahora, podemos dirigir los farmacos a una zona específica del cuerpo, etc entre las numerosas aplicaciones que pueden surgir desde esta nueva perspectiva del mundo.

El mundo empresarial tiene una buena oportunidad para aprovecharse de la ventaja que supone tener el INA en Aragón. Para contactar con ellos teneís el siguiente listado.