La implantación de herramientas y sistemas de gestión del conocimiento puede aportar a las empresas información clave que le ayude de forma efectiva a tomar mejores decisiones que impulsen su crecimiento y competitividad.

El mercado de las soluciones informáticas en esta materia evoluciona constantemente. Además, este tipo de software requiere una continua adaptación a nuevos formatos en sus fuentes de información. Por todo ello, creemos prudente recomendar la adopción de paquetes comerciales respaldados por empresas sólidas y conocidas, que puedan garantizar la evolución de sus paquetes de forma paralela, al menos, al resto del mercado. Incluimos en esta categoría las soluciones de software libre, que comercializan servicios de implantación y soporte a las mismas.

Estimamos que el la adopción o el desarrollo de soluciones programadas a medida supondría para las empresas que por ello optaran un riesgo cierto de incurrir en obsolescencias funcionales tempranas y altos costes de mantenimiento.

La implantación de una solución de Gestión del Conocimiento, en especial por su potencial complejidad en relación a las fuentes de información que capturar, requiere un análisis previo que es conveniente descansar en profesionales convenientemente cualificados. Es por ello que se recomienda acudir a las diversas empresas del sector TIC especializadas en búsqueda de recomendaciones y ofertas alternativas para nuestro caso concreto, frente a la opción de adquirir e implantar soluciones software por medios propios o contratar soluciones cloud prediseñadas de forma genérica, sin un análisis especializado previo.

Uniendo los dos puntos anteriores, se recomienda la implantación de soluciones comerciales sólidas que cuenten con especialistas acreditados.

Dependiendo de la base tecnológica de cada empresa observamos que, si el modelo de software libre encaja con la misma, puede resultar interesante para las empresas localizadas en Aragón evaluar la alternativa de uso ofrecida por Alfresco, tanto por su ya reconocida trayectoria como por la presencia de diversos proveedores de servicios especializados en la región.

Atendiendo al tamaño de la empresa, las soluciones cloud, entregadas en modelos SaaS, software como servicio, pueden ser especialmente interesantes para las pymes y micropymes (sin excluir a las grandes), dada la buena relación coste/servicio que presentan. Cuentan además con la muy importante ventaja de descargar todas las tareas de instalación, mantenimiento, seguridad y soporte de los sistemas y el software a empresas externas especializadas, lo que vuelve a ser crítico para las empresas más pequeñas. Sin embargo, hay que alertar sobre un riesgo a tener presente: información muy crítica para nuestra compañía estará alojada en servidores externos. Debemos asegurar unos SLAs (acuerdos de provisión de servicios) adecuados, así como planificar la recuperación de toda la información, en caso de cesación del servicio cloud inicialmente contratado, de forma que podamos reutilizarla con un nuevo sistema o proveedor.

Las empresas que basen sus sistemas en programas de Microsoft, algo muy común entre  nuestras pymes, podrían beneficiarse de una rápida integración de una solución cloud como la ofrecida por SharePoint.

Respecto a la adquisición de sistemas de digitalización de la información, se recomienda tener presente su compatibilidad con el estándar establecido por la Agencia Tributaria para la Digitalización Certificada de facturas, ya que su utilización permitirá certificar la relación de identidad entre el original en papel y la copia digitalizada, siempre que no se requiera verificación de firma manuscrita.

La formación es un aspecto es fundamental a la hora de abordar un proyecto de este tipo, por lo que se recomienda planificarla y estructurarla adecuadamente a los distintos niveles y perfiles profesionales a formar, desde los más técnicos y especializados hasta la formación de usuario final.

Almacenar y distribuir inteligentemente el conocimiento forma parte de la Gestión del Conocimiento en las organizaciones. Implica identificar, captar, generar y compartir conocimiento en entornos muchas veces colaborativos potenciados por herramientas o sistemas desarrollados para ello.

A la hora de abordar una estrategia de gestión del conocimiento identificamos una serie de factores críticos a tener en cuenta: debe ser capaz de aprovechar y facilitar los procesos de aprendizaje, reflejar de forma eficiente mapas de relaciones, optimizar el uso de soluciones provistas por las TIC, maximizar resultados, captando información de múltiples fuentes, tanto externas como internas a la organización, implicando y relacionando personas y equipos.

Las empresas del sector servicios, y en especial las que interactúan intensamente con información disponible en internet, son las que encontraran en el mercado soluciones mejor adaptadas a sus necesidades e intereses, lo que puede facilitar la implantación de las mismas.

Dicho esto, encontramos que las soluciones de gestión del conocimiento son aplicables a todos los sectores y muchos ámbitos, entre los que destacamos especialmente:

• La documentación típicamente controlada por los sistemas de calidad de las empresas, en especial la relacionada con la gestión de proyectos y desarrollo de producto
• La documentación generada por las relaciones comerciales con clientes y proveedores
• La información obtenida de internet en referencia a nuestra compañía
• Documentación e información sobre nuestro mercado y competidores, en especial aquella adquirida a través de internet

Un valor fundamental para la mayoría de las empresas radica en el conocimiento que su organización acumula. Conservarlo y explotarlo eficientemente se ha convertido en un valor diferencial de las empresas que triunfan en los mercados frente a las que no.

De entre las diversas acepciones que la RAE asigna al término ‘conocimiento’, nos referiremos en este artículo al entendimiento o inteligencia extraído de la información al alcance de las organizaciones.

Distinguimos así una escala que podría tener su primer escalón en el ‘dato’. Los datos, una vez almacenados y tratados se pueden entender como ‘información’, que correctamente seleccionada y relacionada ayuda a construir ‘conocimiento’, el elemento que resulta realmente crítico a las organizaciones.

Los sistemas de información han evolucionado a lo largo de estas últimas décadas cubriendo estas diversas etapas: desde las primeras fases, dedicadas a la captación y almacenamiento básico de datos, pasando por la provisión de información seleccionada y pertinente, sistemas de ‘Business Intelligence’, para llegar a la promoción del conocimiento compartido, abordada desde las soluciones de ‘Gestión del Conocimiento’.

Cuando hacemos referencia a la ‘Gestión del Conocimiento’, de entre sus numerosas acepciones nos referimos aquí a la que la entiende como

…la función que planifica, coordina y controla los flujos de conocimiento que se producen en la empresa en relación con sus actividades y su entorno con el fin de crear unas competencias esenciales (Bueno, 1999)

Tendencias en sistemas de Gestión del Conocimiento

La tendencia de este mercado presenta una alta volatilidad marcada por nuevas adquisiciones, alianzas, desarrollo de soluciones y aparición de modelos alternativos.

Un análisis destacado de este mercado son los estudios de Forrester Research. En concreto en el último estudio publicado en el 2011, The Forrester Wave™: Enterprise Content Management, Q4 2011.

En él, Forrester Research indica que EMC, IBM, OpenText y Oracle mantienen el liderazgo del mercado debido a sus habilidades para integrar las tecnologías centradas en la gestión del conocimiento. Microsoft desafía a estos líderes con capacidades mejoradas en sus productos para los negocios y una comunicación muy persuasiva. Hyland Software, otro importante desarrollador de software en este mercado, fortalece su posición mediante la mejora de sus líneas de negocio y las capacidades para complementar su enfoque tradicional de imagen y archivo. Mientras que HP y Xerox tienen éxito dirigidos a negocios de contenido fundacional, la empresa Perceptive Software se centra en contenido transaccional. Otro competidor Allen Systems Group (ASG) ha encontrado el éxito concentrándose también en contenido transaccional.

Por último, e importante para nuestro caso dada su relativamente amplia implantación en Aragón, continúa fortaleciéndose la posición de Alfresco con su Open Source Software.

Otro análisis destacado es el Magic Quadrant for Enterprise Content Management de Gartner.

Esta compañía observa un alto crecimiento en la demanda de soluciones de gestión del conocimiento vs otras áreas estratégicas, también con alto componente tecnológico, sometidas a una presión presupuestaria restrictiva en sus programas de actuación.

Soluciones en nuestro mercado

Actualmente las soluciones más extendidas en cuanto a su uso entre nuestros asociados son Alfresco, ECM Docummentum, IBM y Share Point. A fecha de hoy, presentan las siguientes características:

Alfresco es el sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) de código abierto líder del mercado. Ofrece dos distribuciones diferentes, Alfresco Community Edition, basada en software libre, con licencia LGPL, y Alfresco Enterprise Edition, que añade soporte comercial y propietario.

Entre sus principales funcionalidades y características podemos destacar:

• Gestión de documentos
• Gestión de contenido web (incluyendo aplicaciones web y virtualización de sesiones)
• Versionado a nivel de repositorio
• Superposición transparente
• Gestión de registros
• Gestión de imágenes
• Publicación integrada
• Servidores descentralizados
• Soporte multiplataforma (oficialmente Windows, GNU/Linux y Solaris)
• Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet
• Integración de escritorio con Microsoft Office y OpenOffice.Org
• Soporte de clustering (despliegue en varios servidores)

La solución de código abierto de Alfresco se ofrece al mercado sobre los ejes de:

• Bajo coste: suscripción anual de código abierto.
• Simplicidad: despliegue rápido, agilización del desarrollo de la aplicación a través de componentes preintegrados y scripts ligeros.
• TCO inferiores gracias a la reutilización del hardware, el software y las capacidades existentes. La compatibilidad con código abierto y normas abiertas supone no depender de plataformas o formatos de archivo propietarios.

Aragón cuenta con diversas empresas TIC con capacidad de dar soporte a las instalaciones Alfresco, entre las que se cuentan IaSoft, InyCom e Iritec.

EMC es una compañía americana especializada en el software y hardware dedicados a la administración y almacenamiento de información.

La familia de productos EMC Documentum proporciona diferentes aplicaciones para administrar los contenidos de una empresa:

• My Documentum for Desktop: Proporciona acceso sencillo desde el escritorio a documentos de EMC Documentum.
• My Documentum for Microsoft Outlook: Acceso a información centralizada y a la administración de servicios de contenidos desde Microsoft Outlook.
• My Documentum for Microsoft SharePoint: Gestión de accesos a contenidos de Documentum y servicios avanzados de EMC desde Microsoft SharePoint.
• My Documentum for Offline: Accede en modo offline a diferentes archivos y contenidos de manera sencilla y sincronizada.

Los Servicios de Contenidos Empresariales presentados por IBM, ECM, distribuyen sus productos según las siguientes categorías:

• Análisis de contenido, que incluye análisis de contenido y el Módulo de Clasificación.
• Manejo de Casos, que incluye encargado del caso.
• Document Imaging y captura, que incluye la producción de imágenes Edition, Datacap, FileNet y Content Manager.
• Information Lifecycle Governance, que incluye la recolección y archivo de contenidos, descubrimiento electrónico, gestión de registros y la retención y eliminación y la gestión de gobierno.
• De gestión de contenidos sociales, que incluye FileNet colaboración y edición de Content Manager colaboración.

SharePoint 2010 de Microsoft es una plataforma de colaboración empresarial que utiliza la interfaz de Office y se integra muy bien con los documentos generados en ese entorno.

Sharepoint se puede implementar tanto en forma local como desde servicios cloud.

Sharepoint 2010 se distribuye en tres ediciones diferentes: Foundation, Standard y Enterprise.

Foundation aporta el núcleo básico de servicios sobre el que se sostienen las otras dos versiones.

Las tres soluciones citadas, las de Alfresco, EMC y Microsoft, disponen de una buena red de especialistas en Aragón capaces de dar soporte adecuado a la instalación y mantenimiento de las mismas.